はじめに

新型コロナウイルスの流行により、
世の中ではリモートワークに切り替える企業が増えてきています。
この流れはアフターコロナの世の中でも加速すると言われており、
企業は長期的なリモートワーク環境の整備に向けた行動を起こさなければなりません。
しかし、リモートワークには様々な課題が存在しています。
パソコンが使えない人がテレビ会議に参加できなかったり、テレビ会議をしても途中で画面が乱れてしまったり。
メディアでも「働かないおじさん」や「ハンコ文化」などのキーワードがよく出てきていますが、リモートワーク時代についてこれない人や、古い慣習などが問題となってうまくいっていないことも多いようです。
そこで今回はコロナ前からリモートワークをやっていた現役エンジニアが、
リモートワークをより円滑にするための環境整備や課題への対処法をまとめてみました。

リモートワークを成功させるポイント

リモートワークを成功させるためのポイントはいくつかありますが、
そのポイントのうちどれかを解決するのではなく、全てを解決してこそリモートワークは成功すると思います。
しっかり環境を整えて、リモートワークを成功させましょう。

ポイント1 ITリテラシー

みなさんはリテラシーという言葉を知っているでしょうか?
リテラシーとは読み書きができる・教養のあるという意味の言葉です。
リモートワークを行うためには、はじめに最低限のITリテラシーが必要になります。
みなさんは身につけているでしょうか?
ITリテラシーと聞くと難しそうな感じがしますが、
リモートワークをするためのITリテラシーを身に付けるのはそれほど難しくはありません。
具体的には以下のことができれば、最低限のITリテラシーは身についていると思います。

  • パソコンの基本操作ができる
    • 起動・終了
    • タイピング
    • インターネットでの検索
    • YouTube視聴
    • ファイルのダウンロード
  • インターネットの知識が少しだけある
    • ブラウザ
    • URL
  • アカウントという概念がなんとなくわかる
    • 世の中のネットサービスを使うにはほとんどの場合アカウントが必要です。
      例えばAmazonで買い物をするのであればAmazonアカウントが必要です。
      リモートワークで使われるようなテレビ会議ツールもほとんどはこのアカウントを利用する必要があります。
      よってメールアドレスとパスワードでアカウントを管理するようなサービスは最低限利用できるようにならなければいけません。

いかがでしょうか?
おそらくここに書いたことがある程度わかる人ならリモートワークは難しくないと思います。
逆にこれらのことがわからなかった方は、
リモートワークに備えて改めてITリテラシーを身に着けることから始めると良いと思います。
※ 今回はポイントをまとめる記事なので、具体的な身につけ方は記載しません。後日、見つけ方についても記事を書いてみたいと思います!
さて、まず最初のポイントとしてITリテラシーをあげてみましたが、みなさんはどのように感じたでしょうか?
今リモートワークがうまくいかないと感じている人のなかには、思い当たる部分がある人も多いのではないでしょうか?
もしこれからリモートワークを行う予定のある人は、自分や一緒に仕事をする人がこれらのITリテラシーを身につけているかをまず確認してみましょう。

ポイント2 ビデオ会議のためにパソコンやマイクを準備する

次に大事なのはビデオ会議の際のパソコンやマイクなど物理的な機械の問題をなくすことです。
リモートワークをやっているとビデオ会議を利用する機会も増えてきますね。
私もコロナの影響でよく友人とリモート飲みをするのですが、
相手の声が聞こえずらかったり、映像が途切れたりする人は結構います。
飲みの席ではあまり気になりませんが、これが仕事のテレビ会議だったらあまり良いことではないですね。
ほとんどの場合、これらはパソコンやマイクなどのコンピュータが適切でないことが原因になっています。
というのも、ビデオ会議という機能は10年以上も前から存在してるそれなりに昔からある技術です。
にも関わらずコロナ以前では利用している人はほとんどいませんでした。
そのためビデオ会議の利用を想定して作られていないパソコンもたくさんあります。
カメラがついてなかったり、スピーカー・マイクがよくないものだったりすることは珍しくありません。
またパソコンの自体が古い場合、単純に性能が足りていないことも多いです。
このような状態でテレビ会議などをすると、音が聞こえずらかったり、映像が途切れたりします。
仕事などで使う場合は結構なストレスになってしまいますね。
これらの問題は適切なパソコンやマイクを購入すれば解決できる問題です。
おすすめの商品も紹介するのでぜひ検討してみてください。

パソコンのおすすめ

ではまずは適切なパソコンの紹介からしたいと思います。
ズバリ私がおすすめするのは以下の2シリーズのパソコンです。

  • Surface Pro シリーズ(Microsoft)
  • Mac Book Air(Apple)

これら2つのシリーズのパソコンであれば、テレビ会議を想定して作られているのでカメラもついておりマイクもそれなりです。値段もコスパで考えればかなり安いといえると思います。
それぞれどんなパソコンなのか紹介していきましょう。

Surface Pro シリーズ

https://www.youtube.com/watch?v=V4Hwi3o2X0E
最初におすすめするSurface Proシリーズは、あのWindowsを作ったMicrosoftが作っているパソコンです。
CMなども多いのでみたことある方も多いのではないでしょうか?
紹介している動画でもわかるように、リモートワークを意識して開発されています。
仕事で使うOfficeなども標準で利用できるので非常におすすめのパソコンになります。
値段についても高いと感じる方もいるかもしれませんが、
結構お得な値段と思いますので、ぜひ検討してみてください。

Mac Book Airシリーズ

https://www.youtube.com/watch?v=w67Pj3pKPnw
続いてご紹介するのは皆さん大好きなAppleが作っているMac Book Airシリーズです。
こちらはAppleらしくデザインを強調した映像になっていますね。
もちろんMac Book Airシリーズは性能やカメラやマイクも素晴らしいものが搭載されているので、リモートワークには十分です。Airという名前もそうですが、軽さも素晴らしいと思います。
リモートワークとは離れてしまうのですが、Appleの環境への取り組みなども製品に反映されているので、非常に素晴らしいパソコンだと思います。
ただ一つ難点があるとすれば、Windowsではないことです。仕事で使う場合はなにかとWindowsの方がやりやすかったりするので、ちょっとパソコンに詳しい人向けになってしまいますね。

マイク・スピーカーのお勧め

上で紹介した2つのシリーズのパソコンであれば、基本的にテレビ会議の最低限は問題ありません。
しかし、それは周りに人がいない静かな環境で、さらにテレビ会議中にタイピングをしなければという前提があります。
パソコンの備え付けマイクは、物理的にどうしてもタイピング時に音が入ってしまいます。
また、周りの雑音が入ってしまうこともよくあります。
そのため、テレビ会議の利用シーンが多いのであれば会議用マイクやヘッドセットなどを検討しましょう。
おすすめのマイク・スピーカーをご紹介する前にまずは、マイクやスピーカーを変更することでどれだけ聞こえ方に違いが出るかをYoutuberの方がまとめてくれているのでみてみましょう。
https://www.youtube.com/watch?v=aSP1NI6kk50
いかがでしょうか?
この動画もパソコンのスピーカーで聞くよりも、イヤホンなどをつけて聞いた方がより違いがわかると思います。
では、マイクのちがいがどれくらいなのかわかったところでおすすめのマイク・スピーカーをご紹介します。
マイク・スピーカーについては新しいものが出てくるスピードがはやいので、最新の物を選んでいただけるようにブランドでご紹介します。

Jabra

まずご紹介するのがJabraです。
個人的にはJabra一択と言っても良いほど素晴らしい製品だと思います。
https://www.youtube.com/watch?v=VtQMuuFWIYo&feature=emb_logo
今回紹介しているのは、スピーカータイプのものです。
実際に今使っているのですが、同僚からも評判は良いです。
動画では自動翻訳で綺麗な日本語翻訳も見ることができます。
エントリーシリーズなので値段も手頃でUSBもついています。Amazonなどで探すと型落ちの安めのものも手に入るかもしれませんね。
https://www.jabra.jp/business/speakerphones/jabra-speak-series/jabra-speak-410##7410-209

Sennheiser

次はSennheiser(ゼンハイザー)をご紹介します。
とくにヘッドセットシリーズを紹介しようと思います。
海外のサイトと動画しか見つからなかったので、実際に購入を検討している方はamazonで検索をしてみるとたくさん出てくると思います。
こちらも実際に仕事で利用しているのですが、非常に評判が良いのでおすすめです。
ただし、ヘッドセットは購入時に注意点もいくつかあります。

  • 耳を覆うほどのヘッドセットは使いやすいが長時間は重いので首が疲れる
  • 慣れてないと耳が痛くなることが多い
  • ワイヤレスは電池の問題があるので、充電が必要になる。

これらをあらかじめ認識した上で購入しましょう
ここまでご紹介した2つのシリーズなら基本的にテレビ会議では問題ないでしょう。
快適にテレビ会議のためにぜひ検討してみてください。

ポイント3 チャットツールの利用

続いてチャットツールのお話をします。
チャットツールというのはメールよりも気軽にメッセージを送り合うことができるツールですね。
みなさんがよく使うものであればLINEが代表でしょう。
LINEもビジネスバージョンがありますが、他にも選択肢はたくさんあります。
有名なものをいくつか紹介しますので取り入れてみてください。

ChatWork

https://go.chatwork.com/ja/
https://www.youtube.com/watch?v=gf7LfNujboY
こちらはKDDIが開発したチャットツールなので、日本製のツールが良いという会社でも取り入れやすいのではないでしょうか。
デザインもシンプルで、チャットツールに慣れていない人でも使いやすいと思います。

Microsoft Teams

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
 
https://www.youtube.com/watch?v=AYvo9cHlWL4
こちらはMicrosoftの開発したチャットツールです。
動画を見てもわかりますが、使いこなすことができればOfficeとの連携などもできるので非常に強力なツールとなるでしょう。しかし、リモートワークに慣れてない人が多いと、高機能すぎるのでそこは注意です。

チャットツールの利用ポイント

おすすめのチャットツールをご紹介しましたが、
実際のところ、ツールそのものはリモートワークの成功とはあまり関係ありません。
大事なのはチャットツールを適切に使うことです。
ここからチャットツールを適切に使うためのポイントをまとめます。

危険信号!チャット導入が失敗する予兆

まずはポイントとして失敗の予兆をまとめてみます。
私はこれまで色々なチームでチャットを使ってきたのですが、
チャットに慣れていないと以下のようなことをしている人が多いのに本当に驚きます。

  • メールのようにメッセージのたびに挨拶をする
  • 過剰な敬語(何度も書き直しているひとが多い)
  • 相手のメッセージの無視(特に難しい話などがきた場合に後回しにする人)
  • 伝えたいことが伝えられていない
    • 文章がかけない
    • 箇条書きなどを使えていない
  • なんでも個別チャットにしてやり取りをみられないようにしている

これらの行動がなぜいけないのでしょうか?
例えばメッセージのたびに挨拶をする問題ですが、
まず、チャットでは必ずアカウントを作成しているため誰が発言しているかは名乗らなくてもわかります。
そしてチャットを受け取る方は挨拶よりも内容が知りたいのです。
例えば上司と会話を始める時に、
「お疲れ様です。〇〇の件についてお話ししたいので時間をください。内容。。。」
くらいであれば良いでしょう。
しかし、次のメッセージを送る時には挨拶は不要です。
そんなことするわけないと思ったあなたも、上司との会話を見直してみると意外とやっているかもしれません。
もしやっていれば気をつけましょう。
明らかに理由がわかるものは説明不要ですが、最後の「なんでも個別チャットにしてやり取りをみられないようにしている」についても考えてみましょう。
これは実際のところ時と場合によります。
例えば教育の一環で叱るときや、プライベートな話はもちろん個別チャットでお願いします。
しかし、それ以外の会話は基本的にグループチャットで行うことをおすすめします。
人と人の会話から、周りの人が何に悩んでおり、何に取り組んでいるのか、そういったことが意外と読み取れます。
また、休んでいる人がいる場合、その人が休んでいた間にあったことをなんとなく知ることもできます。
またグループで仕事をしている場合、リーダーが他のグループと何かのやり取りをすることなども多いと思います。
そういった場合のやり取りも個別チャットで行うのではなく、グループチャットで行うと良いでしょう。
これは他の人が話の経緯を理解できるだけでなく、会社の透明性の向上にも繋がります。

チャットをうまく使うポイント

注意点をまとめたところで、次はうまく使うための意識すべきポイントをまとめてみます

  • チャットは仕事を円滑に進めるためのツール
  • 過剰な敬語や挨拶は不要
  • チャットで話がまとまらなければ、テレビ会議や電話をしましょう
  • 可能な限りすぐに返信をする
    • チャットの利点で既読がつかないから後回しにできるというものがあります。時と場合によるのですが、同僚や後輩からの質問などは可能な限り早めに回答してあげましょう。もしあなたにメッセージを送っても、2,3時間返信が返ってこないようであれば、相手はあなたに仕事の報告も相談もしなくなるでしょう。チャットコミュニケーションは即レスが大切です。
  • 会議中にチャットを見ない。
    • これは多くの人がやっていまいがちですよね。結構な割合で会議中に関係のないチャットの返信をする人がいます。会議に参加する必要がないなら、会議を断りましょう。
  • わかりやすいメッセージを心がける
    • 年齢に関係なく読みづらいメッセージを書く人が多いと感じます。箇条書きなどを使って、情報を整理して伝えましょう。
  • 仕事の依頼はチャットと分ける
    • これもやってしまいがちですが、話の流れで他の人に何かの仕事を依頼することがあります。たとえば資料整理や議事録の作成などですね。こういった依頼はチャットで行うと見逃しがちです。仕事の依頼はタスク管理ツールなどを使って行いましょう。

以上、チャットツールをうまく使う方法でした。

まとめ

ここまで読んでいただいた方は気づくかもしれないのですが、リモートワークを円滑に進めるポイントはとにかくコミュニケーションです。チャットでのコミュニケーションやテレビ会議でのコミュニケーションを円滑にできればリモートワークは非常に良い効果をもたらします。
そして、コミュニケーションはリモートワークでなくとも大切ですよね。
リモートワークをしてない人もぜひ参考にしてみてください。
以上、最後まで読んでいただきありがとうございました。